いまさらミーティングのやり方？と思われるかもしれません。

 

しかし、実際に様々な企業に訪問して経営会議を拝見すると、
行き当たりばったりの進行だったり、議論もなく、ただ報告し合うだけの
形骸化しているミーティングがとても多いことに驚かされます。

 

「ミーティングなんて、必要なときに自由にやったらいいのでは？」

という経営者もいますが、そうではありません。

 

マネジメントの仕組みとして、「定期的」に、「大枠の進行内容」が決まった

ミーティングを持つことは、極めて重要です。

 

経営会議は、経営者と経営幹部、部門長間の情報共有と意思決定を行なう重要な場です。

その場での情報共有のやり方と進行の順序を決めておくことで、
各自が事前に準備もでき、大切な時間を有効活用することができます。

「型」を決めておくことで、逆に無駄なやり取りがなくなり自由になり、

より創造的なディスカッション等に、時間とエネルギーを使うことになります。

 

たとえば、90分のミーティングの進行として、

以下のような流れを参考にしてください。

 

 ① グットニュース　（5分） 

 ② 経営指標のチェック　（15分）

 ③ VOC(顧客の声）の共有（5分）

 ④ 経営課題（四半期毎重点課題）の進捗確認　（10分）

 ⑤ 前回からのTo-Do事項の進捗確認　（5分）

 ⑥ 課題特定と議論　（40分）

 ⑦ 新 To-DO事項の確認　（5分）

 ⑧ 連絡事項　（5分）

① 「グットニュース」では、売上好調、顧客からの感謝状、社員の出産など、
明るいポジティブな話からスタートして、ミーティングの雰囲気作りを行ないます。

その後、②〜⑤まで状況把握を行ない、⑥〜⑦で、問題・リスクに対して議論を行ない
アクションを決定します。　⑧では、全体に対して連絡事項を共有します。

こういった通常オペレーションに関する経営会議を、
毎週あるいは隔週の頻度で、
同じ曜日の同じ時間帯に設定します。

加えて、四半期ごとの経営レビュー会議や
年次の経営戦略会議などを定期的にプランします。

 

このような、週サイクル、四半期サイクル、年次サイクルでの

正式な経営会議を設定することにより、
経営に『リズム』が出てきます。

各部門のリーダーは、そのタイミングに合わせて報告や提案ができるように、

チーム内で仕事を進めるようになるからです。

 

「そんなこと、どこの会社でもだいたいやっているでしょ！」

と思われたかもしれませんが、この重要度を理解頂きたいのです。

何か重大な問題が発生したときの臨時ミーティングに意識を持っていかれ、
定期的な経営会議がつい軽視されてしまうことが起こります。
しかし、地味にみえる定例会議ですが、ここで情報が収集され、

経営の舵取りが行なわれるという意味で、マネジメントの根幹です。

実際、こういった経営幹部の定期ミーティングをしっかりと、
いい意味で緊張感を持って行なっている会社は、
現場の社員のパフォーマンスもとても高い傾向があります。

 

事業組織が大きくなればなるほど、経営には「リズム」が必要です。
一定のテンポに合わせて、経営状況の把握と意思決定のサイクルを回すイメージです。
大きな船の舵取りをするためには、その経営サイクルに合わせた、

仕組みとしての定例ミーティングを機能させることが不可欠なのです。